Personalverwaltung & Personalinformationssysteme
Die für die Personaleinsatzplanung erforderlichen Unterlagen und Informationen werden durch zwei eng zusammenhängende Prozesse bereitgestellt: die Personalverwaltung und die Personalbetreuung. Während die Personalverwaltung die notwendigen Daten und Dokumente organisiert und bereitstellt, kümmert sich die Personalbetreuung stärker um die individuelle, mitarbeiterbezogene Begleitung.
In Zeiten moderner EDV sind Personalinformationssysteme dabei zu einem sehr wichtigen Instrument für die gesamte Personalarbeit geworden. In ihnen werden zentral erfasst:
- Stammdaten der Mitarbeiter (grundlegende persönliche und arbeitsvertragliche Angaben)
- Entgeltdaten (Gehalts- und Lohninformationen)
- Leistungsdaten (z. B. Arbeitszeiten, Leistungsbeurteilungen)
- Daten zur Aus- und Fortbildung der Mitarbeiter
Der entscheidende Vorteil eines zentralen Personalinformationssystems gegenüber verstreuten, händisch gepflegten Einzeldateien: Daten müssen nur noch an einer Stelle erfasst und aktualisiert werden, was Übertragungsfehler reduziert und alle nachgelagerten Personalprozesse – von der Gehaltsabrechnung über die Personaleinsatzplanung bis zur Personalentwicklung – auf eine einheitliche, verlässliche Datenbasis stellt. Da Personaldaten stets personenbezogene Daten im Sinne des Datenschutzrechts sind, muss bei der Ausgestaltung solcher Systeme durchgängig auf einen vertraulichen und datenschutzkonformen Umgang geachtet werden.
Prüfungsrelevante Inhalte
Die Kernaussagen dieses Themas findest du in der Erklärung oben sowie im Merksatz, Fallbeispiel und der IHK-Prüfungsfrage in den Phasen unten. Detaillierte Formeln, Definitionen und Rechenwege werden schrittweise ergänzt.
Die Verwaltung liefert die Daten, die Betreuung kümmert sich um den Menschen dahinter – beides zusammen ergibt gute Personalarbeit.
Tipps zum Merken: Laut aussprechen, mit eigenen Worten umformulieren, oder in Stichworten notieren.
Dieses Fallbeispiel bezieht sich auf dein Unternehmen.
Fallbeispiel
Die BÜROWELT Fachhandel GmbH verwaltet Personaldaten bisher in mehreren unterschiedlichen Excel-Tabellen, die von verschiedenen Personen gepflegt werden. Bei einer Gehaltsanpassung kommt es wiederholt zu Übertragungsfehlern zwischen den Tabellen.
Aufgabe
Schlagen Sie eine Verbesserung vor und begründen Sie sie.
Musterlösung ansehen
Die BÜROWELT Fachhandel GmbH sollte ein zentrales Personalinformationssystem einführen, in dem Stammdaten, Entgeltdaten und Leistungsdaten der Mitarbeiter einheitlich erfasst werden. Ein solches System reduziert Übertragungsfehler, da Daten nur noch an einer Stelle gepflegt werden müssen, und erleichtert zugleich weitere Personalprozesse wie die Personaleinsatzplanung, da alle relevanten Informationen zentral und aktuell verfügbar sind.
Wie in der echten schriftlichen Prüfung
Die BÜROWELT Fachhandel GmbH möchte künftig auch die Aus- und Fortbildung ihrer Mitarbeiter besser dokumentieren. a) Erläutern Sie, welche Datenarten in einem Personalinformationssystem typischerweise erfasst werden. b) Grenzen Sie Personalverwaltung von Personalbetreuung ab. c) Begründen Sie, warum moderne EDV-gestützte Personalinformationssysteme als sehr wichtige Instrumente für die Personalarbeit gelten.
Lösungsweg ansehen
- Typischerweise werden Stammdaten (grundlegende persönliche und arbeitsvertragliche Daten), Entgeltdaten und Leistungsdaten der Mitarbeiter erfasst. Darüber hinaus werden häufig auch Daten zur Aus- und Fortbildung der Mitarbeiter gespeichert.
- Die Personalverwaltung stellt die für die Personalplanung erforderlichen Unterlagen und Informationen bereit (verwaltungstechnischer, dokumentarischer Charakter). Die Personalbetreuung ist stärker auf die individuelle, mitarbeiterbezogene Begleitung ausgerichtet.
- Weil sie es ermöglichen, alle relevanten Mitarbeiterdaten zentral, aktuell und konsistent zu erfassen und für unterschiedliche Personalprozesse (Gehaltsabrechnung, Personaleinsatzplanung, Personalentwicklung) verfügbar zu machen – das reduziert Fehler und erleichtert eine fundierte, datenbasierte Personalarbeit erheblich.
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