Arbeitszeitmodelle & Schichtplanung
Die operative Personaleinsatzplanung muss den tatsächlichen Arbeitsanfall mit der vorhandenen Personalkapazität in Einklang bringen. Ein wichtiges Modell hierfür ist KAPOVAZ – die kapazitätsorientierte variable Arbeitszeit: Bei erhöhtem Arbeitsanfall werden viele Mitarbeiter eingeplant, bei geringem Arbeitsanfall entsprechend wenige. Diese Planung erfolgt sehr kurzfristig und ermöglicht es Unternehmen, Personalkosten eng an den tatsächlichen Bedarf zu koppeln.
Eine weitere Form der Arbeitszeitgestaltung ist die Schichtarbeit: Reicht die werktägliche Arbeitszeit nicht aus, um eine Stelle durchgehend zu besetzen (z. B. eine 24-Stunden-Schicht im Krankenhaus), muss in Früh-, Spät- und Nachtschicht eingeteilt werden. Im Rahmen eines Schichtplans werden dabei auch Bereitschafts- und Rufzeiten geregelt. Im Marketingbereich wird diese Form der Arbeitszeitgestaltung nur selten angewendet, da hier in der Regel keine durchgehende Besetzung außerhalb der üblichen Geschäftszeiten erforderlich ist.
Ein besonderer Aspekt der Personaleinsatzplanung betrifft schwerbehinderte Mitarbeiter: Sie sind bei der Planung besonders zu berücksichtigen. Die Arbeitsbedingungen müssen entsprechend gestaltet werden, und bei besonderen Planungen wie Nacht- oder Mehrarbeit kann sich ein schwerbehinderter Mitarbeiter auf eigenen Antrag davon befreien lassen.
Bei allen Formen der Personaleinsatzplanung ist zudem der Datenschutz zu beachten: Personaldaten sind personenbezogene Daten im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und müssen stets vertraulich behandelt werden.
Prüfungsrelevante Inhalte
Die Kernaussagen dieses Themas findest du in der Erklärung oben sowie im Merksatz, Fallbeispiel und der IHK-Prüfungsfrage in den Phasen unten. Detaillierte Formeln, Definitionen und Rechenwege werden schrittweise ergänzt.
KAPOVAZ plant nach dem Arbeitsanfall – bei wenig Arbeit werden wenige Mitarbeiter eingeplant, bei viel Arbeit entsprechend mehr.
Tipps zum Merken: Laut aussprechen, mit eigenen Worten umformulieren, oder in Stichworten notieren.
Dieses Fallbeispiel bezieht sich auf dein Unternehmen.
Fallbeispiel
Die FRESHBOX Feinkost-Lieferdienst GmbH verzeichnet starke tägliche Nachfrageschwankungen: An manchen Tagen gehen doppelt so viele Bestellungen ein wie an anderen. Bisher ist für jeden Tag dieselbe feste Mitarbeiterzahl eingeplant, was an schwachen Tagen zu Leerlauf und an starken Tagen zu Überlastung führt.
Aufgabe
Schlagen Sie ein geeignetes Arbeitszeitmodell vor und erläutern Sie dessen Grundprinzip.
Musterlösung ansehen
Geeignet ist die kapazitätsorientierte variable Arbeitszeit (KAPOVAZ). Bei diesem Modell wird der Personaleinsatz nicht starr geplant, sondern kurzfristig an den tatsächlichen Arbeitsanfall angepasst: Bei erhöhtem Arbeitsanfall werden mehr Mitarbeiter eingeplant, bei geringem Arbeitsanfall entsprechend weniger. Diese Planung erfolgt typischerweise sehr kurzfristig, sodass FRESHBOX auf die tatsächliche Bestelllage reagieren kann, statt eine für alle Tage gleich hohe (und damit an schwachen Tagen zu teure) Personalstärke vorzuhalten.
Wie in der echten schriftlichen Prüfung
Die FRESHBOX Feinkost-Lieferdienst GmbH beschäftigt auch einen schwerbehinderten Mitarbeiter im Lager. a) Erläutern Sie das Grundprinzip von KAPOVAZ und nennen Sie einen Vorteil für den Arbeitgeber. b) Was ist bei der Personaleinsatzplanung im Hinblick auf schwerbehinderte Mitarbeiter besonders zu berücksichtigen? c) Nennen Sie einen Grund, warum klassische Schichtarbeit im Marketingbereich selten zur Anwendung kommt, anders als etwa im Krankenhaus.
Lösungsweg ansehen
- KAPOVAZ (kapazitätsorientierte variable Arbeitszeit) passt die Anzahl der eingeplanten Mitarbeiter kurzfristig an den tatsächlichen Arbeitsanfall an. Vorteil für den Arbeitgeber: Personalkosten entstehen nur in dem Umfang, wie tatsächlich Arbeit anfällt, statt eine durchgehend gleich hohe Personalstärke vorzuhalten.
- Die Arbeitsbedingungen müssen entsprechend gestaltet werden, und bei besonderen Planungen wie Nacht- oder Mehrarbeit kann sich der schwerbehinderte Mitarbeiter auf eigenen Antrag davon befreien lassen – dies ist bei der Personaleinsatzplanung aktiv zu berücksichtigen.
- Schichtarbeit wird typischerweise dort eingesetzt, wo eine Stelle rund um die Uhr besetzt sein muss (z. B. 24-Stunden-Schicht im Krankenhaus). Im Marketingbereich besteht in der Regel kein Erfordernis einer durchgehenden Besetzung außerhalb der üblichen Geschäftszeiten, weshalb Schichtarbeit hier selten angewendet wird.
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